Na Contabilidade, os lançamentos devem ser efetuados em conformidade com a documentação existente (fato), princípios, postulados e convenções contábeis e leis comerciais e tributárias objetivando evitar qualquer indício de sonegação fiscal e crime fiscal. Para isto deve se observar:
a) Contabilização com base em contratos: os juros e atualizações relativas aos contratos devem ser contabilizados e controlados por meios de planilhas de cálculos que demonstrem a realidade do contrato.
b) Contabilização de juros e multas tributárias: os lançamentos inerentes devem ser demonstrados através de planilhas de cálculo.
c) Provisões dedutíveis: com base em relatórios fornecidos por outros setores. Exemplo: Provisão de férias, com base em relatórios fornecidos pelo Setor de Pessoal.
d) Todos os lançamentos devem ter suporte, contratual, legal, documental, através de laudos, etc.
Nos registros contábeis não podem ser inseridos elementos inexistentes, falsificar documentos, utilizar documentos falsos de outras empresas*, omitir informações, prestar informações falsas e preencher declarações falsas.
* Notas fiscais “frias”
A Contabilidade registrada em conformidade com a legislação civil, comercial e tributária, obedecendo às normas contábeis e com base em documentos hábeis é prova a favor da empresa, desclassificando qualquer indício de fraude, simulação ou dolo contra a empresa por agentes fiscais.
O Fisco só poderá propor ação penal depois de encerrado o processo administrativo fiscal
A Secretaria da Receita Federal (SRF) resolveu acatar a decisão do Supremo Tribunal Federal (STF), de 2003, que proíbe o início de um processo penal por crimes tributários antes que se acabem os recursos administrativos. Os fiscais da Receita têm agora um procedimento que devem adotar, definido pela Portaria nº 326,de 29.03.2005, publicada no Diário Oficial da União.
A portaria regulamenta a representação fiscal para fins penais pelos auditores fiscais da Receita depois de lavrado o auto de infração. O regulamento diz, em seu artigo 3º, que uma investigação ou ação por suposto crime tributário só poderá seguir adiante caso o contribuinte não pague, não parcele ou não recorra à instância administrativa de uma autuação aplicada pelo fiscal da Receita.
A representação será arquivada caso o contribuinte pague o que deve e suspensa se a opção for pelo parcelamento ou pelo processo administrativo. "O suposto crime só vai parar no Ministério Público Federal se o contribuinte for autuado e não fizer nada". O caso também é arquivado se a última instância do processo administrativo - no caso o Conselho de Contribuintes - definir que o imposto não é devido.
Mas essas regras valem apenas para crimes tributários, previstos na Lei nº 8.137. Por outro lado, no art. 5º da Portaria nº 326, o Fisco definiu uma lista de outros 25 crimes contra a administração pública federal ou a Fazenda Nacional. Nestes casos, por não serem considerados crimes tributários, não é possível um processo administrativo, e assim os fiscais podem fazer uma representação fiscal para fins penais imediatamente após o auto de infração.
A portaria pode trazer um desconforto para contribuintes que não necessariamente agiram de má-fé, como poderia acontecer no caso de o recolhimento do imposto ter sido feito com um cheque sem fundos. Dentro da lista de outros crimes, não tributários, definidos pela Receita no artigo 5º.
É um avanço que a Receita tenha acatado a decisão do Supremo, já que hoje, na prática, os fiscais acabavam por comunicar o Ministério Público do suposto crime antes que o processo administrativo terminasse.
A decisão do Supremo, tomada em 2003 pelo pleno, foi suscitada pela Procuradoria-Geral da República em uma ação direta de inconstitucionalidade (ADIN). O Supremo definiu que tanto os fiscais quanto o Ministério Público só poderiam oferecer denúncia depois de extinto o processo administrativo. Assim, caso o conselho defina que não houve infração, não houve, portanto, crime tributário, e tanto procuradores quanto fiscais não podem mais fazer qualquer tipo de denúncia.
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